Cómo saber qué prospecto vale la pena perseguir

Cuando llegan muchos interesados a la vez, lo natural es responder en orden de llegada. O al que insiste más. Así, el prospecto con un pedido concreto queda esperando detrás de diez consultas de precio. Cuando por fin lo llamas, ya le compró a otro.

Calificar un prospecto no es adivinar. Es mirar lo que ya te dijo y ordenar la lista con eso. Aquí van las señales que separan a quien va a comprar de quien solo cotiza. También, por qué se confunden y cómo ordenar tu lista desde mañana.

Cómo darte cuenta a tiempo

La señal más fuerte es lo concreta que es su necesidad. Un prospecto que va a comprar suele saber cuatro cosas:

1. Qué busca. Nombra un producto, un modelo o un formato. No pide «todo el catálogo».
2. Cuánto necesita. Da una cantidad, aunque sea aproximada.
3. Dónde lo necesita. Dice dónde hay que entregarlo o desde dónde lo va a retirar.
4. Para cuándo. Tiene una fecha, una obra que empieza o un inventario que se le acaba.

Cuantos más de esos cuatro datos trae su mensaje, más cerca está de comprar. Después, mira cómo se mueve:

• Entrega información sin que se la pidas tres veces. Responde tus preguntas y manda su dirección o el detalle técnico.
• Vuelve a escribir. Completó el formulario y después escribió por otro lado para pedir atención. No está curioseando.
• Pregunta por condiciones, no solo por precio. Plazo de entrega, forma de pago, compra mínima.
• Acepta avanzar. Dice que sí a una llamada, a una visita o a una fecha para revisar la propuesta.

Las señales contrarias también cuentan. Pide precio de todo sin decir para qué. No responde cuando le preguntas la cantidad. O necesita algo que no vendes, o una entrega que no puedes cumplir.

Una sola señal no define a un prospecto. Lo que importa es cuántas se juntan.

Por qué pasa

Se persigue a los prospectos equivocados por tres motivos habituales.

El primero es el orden de llegada. La bandeja se atiende de arriba hacia abajo. El pedido concreto queda en el mismo montón que la consulta suelta.

El segundo es el tamaño aparente. Una empresa grande que pregunta por todo parece una gran oportunidad. A veces solo está juntando precios para negociar con su proveedor de siempre.

El tercero es que nadie definió qué es un buen prospecto. Cada vendedor usa su olfato, y el olfato cambia según el día y la carga de trabajo.

En los tres casos pasa lo mismo: el interesado con una necesidad concreta espera. Y quien tiene una necesidad concreta suele tener poco tiempo para esperar.

Qué hacer para calificar prospectos desde mañana

1. Define tus cuatro datos. Qué, cuánto, dónde y para cuándo. Ajústalos a tu negocio: si vendes servicios, «dónde» puede ser la planta o la sucursal del cliente.
2. Revisa cada mensaje nuevo con esa lista. Marca cuántos de los cuatro datos trae. Es un minuto por prospecto.
3. Suma la disposición a avanzar. Un punto más si volvió a escribir, entregó información o aceptó una llamada. El puntaje queda entre 0 y 5.
4. Dile pronto que no al que no puedes atender. Si no tienes el producto o no llegas a su zona, avísale con respeto. Él gana tiempo y tú también.
5. Ordena por puntaje. Atiende primero a los de 4 y 5. Entre dos iguales, va primero el que tiene la fecha más cercana. Después, el que compra más o puede volver a comprar.
6. A los de puntaje bajo, pregúntales lo que falta. No los descartes. Un mensaje corto con una o dos preguntas basta. Su respuesta te dice si suben en la lista.
7. Repite la revisión todos los días. Los prospectos nuevos entran a la lista con su puntaje. Los que ya tienen cotización pasan a seguimiento.

No hace falta un sistema para empezar. Una hoja de cálculo con una fila por prospecto alcanza.

Un ejemplo

Así se ve con seis prospectos que le escribieron esta semana a una distribuidora inventada. La columna «Datos» cuenta cuántos de los cuatro trae cada mensaje.

La ferretería va primero aunque compra menos: necesita el cemento el viernes. La constructora compra mucho más, pero su obra empieza en marzo. Igual merece una llamada esta semana.

El hotel y el restaurante quedan al medio. Les falta información: un mensaje con dos preguntas puede subirlos. La inmobiliaria y el café pidieron precios sin contar para qué. Se les responde, pero no se les persigue todavía.

Y cuando el prospecto ya tiene su cotización, el desafío pasa a ser no perderlo de vista. Lo vemos en Seguimiento.